TiMSI WorkflowPack

Zarządzanie i optymalizacja procesów

to nasza specjalność

Więcej

TiMSI EZD

już ponad 60.000 użytkowników

naszego systemu EZD

Więcej

TiMSI e-Biuro

pakiet rozwiązań dla Twojej firmy

Więcej

TiMSI e-Urząd

kompleksowe rozwiązania

dla jednostek publicznych

Więcej

TiMSI e-Usługi

A2A, A2B, A2C

Więcej

Samorządy - ROAD SHOW 2017

Microsoft CityNext

Więcej
ul. Pory 78, 02-757 Warszawa
+48 22 450 37 00

TiMSI e-Kancelaria

TiMSI e-Kancelaria to rozwiązanie dojrzałe, doskonalone od wielu lat, wdrożone w ponad 400 jednostkach administracji publicznej oraz instytucjach komercyjnych, dostosowane do nowych uwarunkowań prawnych wynikających z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (przy czym w łatwy sposób można system dostosować do większości instrukcji kancelaryjnych). W połączeniu z narzędziami TiMSI Workflow Pack spełnia również wszystkie wymagania, które określane są dla korporacyjnych systemów workflow.

System został zbudowany w architekturze trójwarstwowej z rozdzielonymi warstwami prezentacji, logiki biznesowej oraz bazy danych. Interfejs aplikacji jest dostępny za pomocą przeglądarek internetowych. Ze względu na bezpieczeństwo danych, wszystkie dane przetwarzane przez aplikację są przechowywane w bazie danych i chronione przez mechanizmy zabezpieczeń silnika bazy danych.

ek

Sprawy i pisma

Głównym elementem Systemu jest moduł pozwalający na obsługę pism i spraw.

System umożliwia:

  • Rejestrację i obsługę pism wychodzących, przychodzących i wewnętrznych
  • Zakładanie nowych spraw oraz przypisywanie pism do spraw istniejących
  • Przenoszenie spraw pomiędzy komórkami oraz zmianę referenta sprawy
  • Dekretację i przekazywanie pism (dekretacja do wykonania, do wiadomości, powiadomienia, przekazanie wg rozdzielnika)
  • Akceptację pism, w tym wielostopniową
  • Opisywanie pism
  • Udostępnianie spraw (wspólna praca nad sprawą)

System umożliwia wiązanie rodzajów pism z rodzajami spraw (i odwrotnie) w celu zwiększenia ergonomii pracy użytkowników, poprzez inteligentne ograniczanie listy rodzajów udostępnianych użytkownikowi w kontekście wybranych wcześniej danych (np. ograniczenie listy rodzajów pism w kontekście rodzaju sprawy, w której tworzone jest pismo).

System umożliwia definiowanie rodzajów pism przychodzących i wychodzących oraz tworzenie szablonów pism wychodzących w formacie Microsoft Word (w wersji 2003 lub nowszej) oraz za pomocą niezależnego od aplikacji zewnętrznych wbudowanego edytora. W szablonie istnieje możliwość zdefiniowania znaczników, które są automatycznie zamieniane na wartości w zakresie danych nadawcy, danych adresata (imię, nazwisko, adres, nazwa instytucji), znaki pisma/sprawy, listy adresatów, którzy otrzymują pismo do wiadomości oraz daty pisma.

  • WWW_2
  • WWW_2a
  • WWW_2b
  • WWW_2c
  • WWW_2d
  • WWW_2e
  • WWW_2f

Dla każdego rodzaju sprawy możliwe jest określenie liczby dni potrzebnych na jej rozpatrzenie. Ponadto, administrator ma możliwość określenia liczby dni, po których sprawa zostanie oznaczona, jako zagrożona przekroczeniem terminu. Poza standardowymi wartościami, System umożliwia zdefiniowanie trybów postępowania (np. tryb administracyjny, tryb odwoławczy), a dla każdego z tych trybów administrator może określić oddzielne parametry dotyczące terminu rozpatrzenia i przypomnienia.

System pozwala na definiowanie i przechowywanie informacji o powiązaniu formularzy elektronicznych z poszczególnymi rodzajami spraw oraz przechowywanie informacji o komórkach organizacyjnych, do których może trafić pismo danego typu.

Dla każdego rodzaju pisma i sprawy System pozwala na definiowanie dowolnych dodatkowych atrybutów zgodnie z potrzebami użytkowników, w tym m.in. następujących typów atrybutów: pole tekstowe, data, pole wyboru. Dla każdego atrybutu administrator może przypisać etykietę tekstową oraz określić jego obligatoryjność.

System pozwala rejestrować sprawy z wykorzystywaniem Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną, na podstawie otrzymanego pisma. Ponadto System umożliwia:

  • dołączanie i odłączanie pism od sprawy,
  • automatyczną podpowiedź rodzaju sprawy na podstawie określonego rodzaju pisma, automatyczne założenie sprawy na żądanie użytkownika,
  • kopiowanie pism (każda kopia pisma zostaje oznaczona kolejnym numerem oraz opisem z przyczyną wykonania kopii),
  • anulowanie pism,
  • obsługę pism przychodzących jako dokumenty papierowe, faksy, wnioski elektroniczne oraz wiadomości poczty elektronicznej.
  • WWW_3
  • WWW_3a
  • WWW_3b
  • WWW_3c

System automatycznie określa stan sprawy na podstawie akcji wykonywanych przez użytkowników. Dla każdego ze stanów sprawy, administrator może określić dowolną liczbę statusów, które mogą zostać wybrane przez użytkownika. System umożliwia eksport informacji o stanach i statusach spraw do dowolnego innego systemu teleinformatycznego, w tym wysyłkę do elektronicznej skrzynki podawczej oraz stron podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej.

System pozwala na definiowanie formatu znaku sprawy, pisma oraz rejestru. Format znaku może składać się wyłącznie z elementów dopuszczalnych przez Instrukcję Kancelaryjną, w tym określenie symboli oddzielających poszczególne elementy znaku.

Ponadto, możliwe jest definiowanie wydzielonych grup spraw (podteczek). Znak podteczki jest automatycznie nadawany przez aplikację.

System umożliwia definiowanie i zarządzanie Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), w tym określenie przyszłej daty rozpoczęcia obowiązywania określonej wersji JRWA. System umożliwia również przeglądanie JRWA oraz przełączenie aplikacji na nowy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

  • WWW_4
  • WWW_4a

System umożliwia definiowanie dowolnej liczby rejestrów dodatkowych, które umożliwiają zestawianie pism lub spraw danego rodzaju, pochodzących z określonych komórek organizacyjnych. Rejestry mogą być tworzone ręcznie oraz automatycznie. W przypadku rejestrów tworzonych ręcznie użytkownik sam wskazuje dokumenty, które powinny trafić do rejestru. Zawartość rejestrów automatycznych jest kontrolowana i aktualizowana przez aplikację. System pozwala tworzyć rejestry w oparciu o zakres czasowy dokumentów, które się w nim powinny znaleźć. W przypadku tworzenia rejestrów dotyczących okresów przeszłych, System umożliwia automatyczne uzupełnienie rejestru odpowiednimi dokumentami.

System umożliwia użytkownikom dostęp do zawartości rejestrów, do których uzyskają uprawnienia, a użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami będzie miał możliwość dodawania dokumentów i spraw do rejestru zgodnie z jego przeznaczeniem

  • WWW_5
  • WWW_5a

Praca nad dokumentami i podejmowanie decyzji

System umożliwia pracę grupową, polegającą na możliwości wglądu do danej sprawy przez wielu użytkowników i dołączania przez nich dowolnych pism (w zakresie udzielonych uprawnień). Użytkownik będący inicjatorem pracy w grupie, w dowolnym momencie będzie miał możliwość zebrania efektów dotychczasowych prac i odebrania pozostałym użytkownikom dostępu do sprawy. Każda zmiana treści dokumentu przez kolejnych użytkowników spowoduje utworzenie nowej jego wersji. System umożliwia przeglądanie wersji poprzednich oraz w razie potrzeby oznaczanie dowolnej z wersji jako wersji aktualnej.

System umożliwia udostępnianie dokumentów oraz spraw do wiadomości innym użytkownikom, a udostępniający użytkownik będzie miał możliwość żądania potwierdzenia odebrania dokumentu lub sprawy.

System umożliwia wielostopniową akceptację dokumentów i decyzji. Użytkownik może zarówno zatwierdzić ostatecznie dokument i podpisać go elektronicznie, jak również odrzucić go oraz skierować do poprawy.

  • WWW_6
  • WWW_6a

Terminy

System informuje pracowników i przełożonych o zbliżającym się terminie załatwienia sprawy (uprawnieni użytkownicy będą mieć możliwość zmiany planowanego terminu zakończenia sprawy). Sprawy przeterminowane są w sposób szczególny wizualnie wyróżniane w trakcie prac z aplikacją.Ponadto, System umożliwia kierownikom komórek organizacyjnych monitorowanie spraw prowadzonych w nadzorowanych przez nich komórkach, w tym kontrolę terminów ich realizacji. W razie potrzeby kierownik ma możliwość przejmowania dyspozycji względem wybranych spraw.

Wyszukiwanie

System umożliwia inteligentne wyszukiwanie dokumentów i spraw. Wyszukiwanie może odbywać się w trybie pełnotekstowym lub w oparciu o podane wartości atrybutów. Użytkownik uzyskuje również informacje o liczbie wyszukanych dokumentów i spraw. System umożliwia ograniczenie zakresu wyszukiwania do pism utworzonych na podstawie formularzy elektronicznych. Użytkownik może zdefiniować parametry dla wyszukiwania, które może zapisać do późniejszego ponownego wykorzystania.

  • WWW_7
  • WWW_7a

Monitorowanie aktywności

System loguje wszystkie wykonywane przez użytkowników oraz administratorów operacje (np. otwarcie dokumentu/sprawy, podgląd załącznika, edycja dokumentu, modyfikacja słownika). System uniemożliwia edycję zawartości logów. Uprawnieni użytkownicy mogą podglądać logi dla danego okresu, dla danego użytkownika oraz w kontekście określonego pisma lub sprawy. System umożliwia wydruk logów w postaci raportu.

Kancelaria

System umożliwia rejestrację pism wpływających do Organizacji poprzez Moduł Kancelarii. Użytkownicy mają możliwość określenia takich atrybutów pisma przychodzącego jak: temat pisma, znak nadany przez podmiot zewnętrzny, data wpływu, data rejestracji, liczba załączników. System umożliwia również rejestrację i obsługę pism wewnętrznych oraz szybką rejestrację pism, polegającą na podaniu tylko podstawowych metadanych pisma (adresat, liczba załączników, temat i znak pisma), zakończoną automatycznym nadaniem numeru kancelaryjnego. System pozwala na wykonanie pozostałych czynności związanych z rejestracją pisma w późniejszym czasie lub przez innego użytkownika. System umożliwia dodawanie plików z treścią pisma lub treścią jego załączników.

Pliki mogą być dodawane w formie plików pobieranych z systemu plików stacji roboczej lub bezpośrednio ze skanera. Każdy plik jest opisywany nazwą. W przypadku plików pobieranych z systemu plików, System automatycznie zaproponuje nazwę wynikającą z nazwy pliku. Kontrolowany będzie rozmiar i typ dodawanego pliku zgodnie z ustawieniami zdefiniowanymi przez administratora systemu. System odnotuje dane dysponenta załączającego pliki do metadanych pisma.

System umożliwia dodawanie plików w postaci skanów dokumentów, a obsługa procesu skanowania nie spowoduje konieczności uruchamiania żadnych dodatkowych aplikacji - moduł do skanowania jest integralną częścią aplikacji. Moduł do skanowania umożliwia określanie rozdzielczości skanu, określanie trybu kolorów (kolor, czarno-biały, skala szarości) oraz określanie typu pliku wynikowego i stopnia kompresji. Moduł do skanowania wspiera automatyczny podajnik, automatyczny duplex oraz skanowanie dwustronne i wielostronicowe przy wykorzystaniu skanerów nieposiadających takich funkcji.

System wspiera również kancelarię w ekspedycji pism oferując szereg narzędzi związanych z wysyłką np. tworzenie książek pocztowych, obsługę pakietów, automatyczne wyznaczanie cen przesyłek itp.

  • WWW_8
  • WWW_8a
  • WWW_8b
  • WWW_8c
  • WWW_8d

Struktura organizacyjna

System umożliwia definiowanie struktury organizacyjnej zgodnej ze schematem organizacyjnym Organizacji. Struktura organizacyjna może składać się z dowolnej liczby zagnieżdżonych komórek. Do każdej z komórek może zostać przypisana dowolna liczba użytkowników. Każda komórka posiada swoją nazwę, kod oraz rodzaj. Dla każdej komórki organizacyjnej istnieje możliwość przypisania jej adresu lub wprowadzenia innych, dodatkowych danych. W celu ułatwienia wykonywania zmian w strukturze organizacyjnej.

System umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby kancelarii oraz przypisanie dowolnej liczby kancelarii do dowolnej liczby komórek (jedna kancelaria będzie mogła obsługiwać wiele komórek, jedna komórka będzie mogła mieć przypisanych wiele kancelarii).

System umożliwia zarządzanie użytkownikami poprzez tworzenie, usuwanie, blokowanie oraz przypisywanie użytkowników do komórek. Jeden użytkownik może pracować w wielu komórkach (profile). Ponadto System pozwala na przypisywanie użytkownikom ról oraz uprawnień do spraw (co najmniej w zakresie wyszukiwania i rejestrowania spraw) i rejestrów, jak również pozwala na definiowanie grup użytkowników oraz przypisywanie im uprawnień (uprawnienia przypisane grupie użytkowników będą przypisywane poszczególnym użytkownikom należącym do danej grupy).

System umożliwia definiowanie zastępstw na czas nieobecności, polegających na udzieleniu pełnomocnictwa innemu użytkownikowi do wykonywania czynności w imieniu użytkownika nieobecnego. Zastępstwo definiowane jest dla określonego przedziału czasowego. Dostęp do danych nieobecnego użytkownika jest kontrolowany przez aplikację i odbierany wraz z upłynięciem daty końcowej.

  • WWW_9
  • WWW_9a
  • WWW_9b
  • WWW_9c
  • WWW_9d

Baza podmiotów

System wykorzystuje centralną bazę danych korespondentów (podmiotów), pozwalającą na przechowywanie historycznych danych teleadresowych korespondenta w każdej sprawie.

Dane podmiotów są gromadzone w postaci struktury (np. Centrala->Oddział->Osoba do kontaktu->Adres korespondencyjny) z możliwością tworzenia relacji. System umożliwia tworzenie grup adresatów.

Wbudowane słowniki dotyczące danych adresowych (gmin, powiatów, województw) oparte są na danych z systemu TERYT, przy czym System umożliwia ręczną oraz automatyczną aktualizację słowników TERYT. Ręczna aktualizacja polega na wskazaniu plików aktualizacyjnych. Automatyczna aktualizacja skutkuje pobraniem odpowiednich plików udostępnianych w Internecie oraz zaktualizowaniem na ich podstawie danych w słowniku.

  • WWW_10
  • WWW_10a
  • WWW_10b

Archiwizacja spraw i składy chronologiczne oraz informatycznych nośników danych

System umożliwia archiwizację spraw, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie i pełni rolę archiwum (archiwum zakładowe/składnica akt). System wspiera użytkownika w przygotowywaniu spisów zdawczo-odbiorczych.

Uprawnieni użytkownicy mogą wypożyczać sprawy z archiwum, przeglądać informacje o sprawie, modyfikować kategorię archiwalną sprawy przechowywanej w archiwum, brakować dokumentację spraw zgodnie z ich kategorią archiwalną.

System wspomaga użytkownika w przygotowywaniu paczki archiwalnej celem jej przekazania do właściwego archiwum państwowego poprzez przygotowywanie automatycznych spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu akt oraz zapisanie spraw w strukturze wymaganej przez archiwa państwowe. Po skutecznym przekazaniu spraw do archiwum państwowego System automatycznie usuwa dane spraw (po uzyskaniu potwierdzenia z archiwum państwowego).

System umożliwia załączanie dokumentów do składu chronologicznego przez uprawnionych użytkowników, a także przypisywanie dokumentom włączonym do składu lokalizację w tym składzie. Użytkownicy mogą również wycofywać dokumenty ze składu oraz przenosić je do innego składu. System umożliwia również wyszukiwanie dokumentów w składzie oraz generowanie raportów dla składów (raport dokumentów w składzie, raport dokumentów wypożyczonych ze składu).

  • WWW_11
  • WWW_11a
  • WWW_11b
  • WWW_11c
  • WWW_11d
  • WWW_11e
  • WWW_11f

Ogólne informacje

  • System umożliwia przechowywanie i zarządzanie dokumentami w postaci elektronicznej tj. wprowadzenie do systemu zeskanowanych dokumentów papierowych (odwzorowań cyfrowych) oraz naturalnych dokumentów elektronicznych (strukturalnych i niestrukturalnych)
  • Wszystkie moduły Systemu (za wyjątkiem administracyjnego) umożliwiają pracę poprzez przeglądarkę internetową.
  • System jest systemem skalowalnym, przy czym skalowanie odbywa się przez:
    • rozbudowę warstwy prezentacyjnej, aplikacyjnej i bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn, zwiększenie pojemności pamięci masowych).
    • dołączenie dodatkowych stanowisk (zwiększanie liczby użytkowników),
  • System jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
    • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r., poz. 1114, z późn. zm.)
    • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506, z późn. zm.)
    • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014)
    • Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U., poz. 1579)
    • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23, z późn. zm.)
    • Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2016 r., poz. 1030, z późn. zm.)
    • Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. z 2015 r., poz. 1341, z późn. zm.)
    • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.)
    • Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych ( U. Nr 206, poz. 1517)
    • Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi ( U. Nr 206, poz.1518)
    • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518)
    • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517)
    • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519)
    • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743)
    • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)
    • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526, z późn. zm.)
    • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1216, z późn. zm.)
    • Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy ( U. poz. 250)
  • System jest zgodny także z obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej:
    • instrukcją kancelaryjną,
    • jednolitym rzeczowym wykazem akt,
    • instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
  • System umożliwia wylogowanie użytkownika bez konieczności wylogowania z systemu operacyjnego i ponowne zalogowanie poprzez formularz logowania lub w sposób zintegrowany z SSO
  • System posiada możliwość obsługi bezpiecznego podpisu elektronicznego (złożenie i weryfikacja, w tym weryfikacja profilu zaufanego, zgodność z eIDAS). Moduł podpisu jest zgodny z Java WebStart t.j. nie wymaga uruchamiania apletów JAVA lub komponentów Assembly/ActiveX na stacji roboczej
  • Dla dokumentów podpisanych elektronicznie system umożliwia wydruk uwierzytelnionej kopii
  • System umożliwia masowe podpisywanie dokumentów elektronicznych
  • System udostępnia poprzez interfejsy Web Service interfejsy zapewniające możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (np. ERP, FK, HR itp.).
  • System umożliwia wykorzystanie mechanizmów zakładania spraw, dodawania pism, określania czynności poprzez udostępnienie usług Web Service.
  • System zapewnia możliwość zarządzania słownikami m.in.:
    • Struktura organizacyjna
    • Lista użytkowników
    • Lista JRWA
    • Rejestry i rodzaje pism
    • Cenniki operatorów pocztowych
    • Definicje typów pism limitowanych (z częściowym zastrzeżeniem możliwości przeglądania)
  • System zapewnia komunikację w sposób zaszyfrowany (https)
  • System posiada mechanizmy obronne przed atakami informatycznymi na bazy danych, w których przechowywane są informacje
  • System umożliwia zarządzanie kontami użytkowników z poziomu użytkownika
    uprzywilejowanego – Administratora Systemu – polegające na:

    • dodawaniu nowych kont,
    • edycji kont,
    • usuwaniu kont,
    • blokowaniu kont,
    • uzupełnianiu danych osobowych danego użytkownika,
    • definiowaniu ról użytkownika oraz przypisaniu do struktury organizacyjnej
  • System posiada mechanizm identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników za pomocą Active Directory.
  • System obsługuje wszelkie przewidziane przepisami czynności kancelaryjne, w szczególności czynności wskazane w Instrukcji Kancelaryjnej, związane z obsługą korespondencji (pism/dokumentów) i spraw, takimi jak przyjmowanie, przekazywanie, dekretowanie, opracowywanie, akceptowanie, wysyłkę pism, prowadzenie spraw, prowadzenie rejestrów, dokonywanie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji na podstawie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA).
  • Wszystkie elementy Systemu posiadają interfejs w języku polskim (w tym wszystkie komunikaty przekazywane przez System, włącznie z komunikatami o błędach)
  • System umożliwia pracę w rozdzielczościach ekranu: 1024x768 lub większa
  • System posiada wbudowane narzędzie Pomocy kontekstowej
  • System umożliwia wykonywanie kluczowych operacji z poziomu urządzeń mobilnych (tabletów). System posiada dedykowany interfejs zoptymalizowany do urządzeń mobilnych pozwalający na wykonanie podstawowych czynności (lista pism i spraw użytkownika, szczegóły pisma łącznie z podglądem danego pisma w wbudowanej przeglądarce, wykonanie podstawowych operacji np. akceptacja, dekretacja, wykonanie pisma)
  • System umożliwia jednoczesne składowanie dokumentów w różnych repozytoriach (np. sharepoint, sql server) z możliwością podłączenia innych repozytoriów
  • System umożliwia wykonywanie określonych operacji na listach systemu (z wyłączeniem raportów):
    • określenie prezentowanych kolumn (ukrywanie istniejących, dodanie innych przewidzianych dla danej listy)
    • sortowanie
    • filtrowanie po fragmencie tekstu występującego w danej kolumnie
    • filtrowanie wg słownika danych występujących w danej kolumnie
    • grupowanie wg dowolnej kolumny
    • zapisywanie i przywrócenie domyślnych wartości przez użytkownika
    • eksport do plików pdf, xls, csv, rft

Obsługa pism i spraw - informacje ogólne

  • System zapewnia obsługę dowolnej liczby pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych (w tym dokumentów związanych z realizacją procesów dedykowanych)
  • System jest wyposażony w możliwość wyszukiwania pełnotekstowego zarówno w metadanych dokumentów, jak i w treści samych dokumentów (w formatach co najmniej: RTF, DOCX, PPT, XLS, CSV, PDF - zindeksowany)
  • System umożliwia wyszukiwanie z użyciem polskiej fleksji
  • System prezentuje kontekstowo wystąpienie wyszukiwanego słowa oraz prezentuje liczbę wystąpień danego słowa w dokumencie
  • System zapewnia możliwość wyszukiwania pism według wielu kryteriów jednocześnie
  • Podczas wyszukiwania System umożliwia ograniczenie wyników wyszukiwania do pism, które były obsługiwane przez danego użytkownika
  • System zapewnia możliwość eksportu wyników wyszukiwania do pliku (w postaci dokumentu XML)
  • System umożliwia prezentację szczegółów pisma. Na ekranie szczegółów pisma prezentowane są następujące informacje:
    • dane podstawowe pisma
    • aktualny status pisma
    • informacja kontekstowa dla osoby, dla której pismo jest prezentowane o dalszych krokach, które ma wykonać z danym pismem
    • dane szczegółowe pisma
    • dane związane z typem pisma
    • aktualna dekretacja
    • informacja kto aktualnie zajmuje się dokumentem
    • lista plików zawierających treść pisma i/lub jego załączników
    • lista operacji wykonanych względem pisma
    • lista komentarzy do pisma z oznaczeniem komentarzy prywatnych
    • historia realizacji pisma
  • System zapewnia możliwość edycji danych pisma przez uprawnionych użytkowników
  • System zapewnia możliwość wysłania pisma zewnętrznym adresatom wraz z automatycznym dodaniem do treści wiadomości informacji o piśmie (z metryczki pisma) oraz możliwością określenia wysyłanych załączników
  • System zapewnia możliwość tworzenia relacji pomiędzy pismami oraz słownikowania, a także opisywania tych relacji
  • System zapewnia możliwość tworzenia komentarzy do pism (prywatnych – widocznych przez użytkownika tworzącego notatkę, publicznych – widocznych przez wszystkich uprawnionych użytkowników oraz komentarzy adresowanych do wybranych komórek lub osób)
  • System zapewnia mechanizmy dostępu do pism:
    • Automatycznie – na podstawie ścieżki przetwarzania
    • Automatycznie – na podstawie roli w systemie
    • Automatycznie – na podstawie struktury organizacyjnej
    • Ręcznie – nadawanie uprawnień do przeglądania pism określonym osobom

Obsługa korespondencji przychodzącej i wewnętrznej

  • System umożliwia rejestrowanie pism przychodzących użytkownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia – zakres rejestracji określony dla obsługi kancelarii
  • System zapewnia możliwość przekazania pisma poprzez określenie:
    • sposobu przekazania – wybór: dekretacja, przekazanie, przekazanie kopii, powiadomienie
    • komórki i osób, do których następuje przekazanie
    • komentarza do dekretacji
    • dyspozycji
  • System zapewnia możliwość przekazania lub dekretacji pisma do wielu osób jednocześnie z określeniem zakresu dekretacji (np. odpowiedzialny za całość, odpowiedzialny za wykonanie (wsparcie odpowiedzialnego za całość), do wiadomości)
  • System umożliwia anulowanie przekazania/dekretacji lub zmianę przekazania/dekretacji przez uprawnione osoby
  • System umożliwia wykonanie dekretacji w imieniu szefa komórki/jednostki organizacyjnej przez użytkowników, którym przypisano rolę sekretariatu
  • System zapewnia możliwość odesłania błędnie przekazanego pisma
  • System zapewnia możliwość oznaczenia otrzymania papierowej wersji pisma
  • System zapewnia wsparcie przy rejestracji w zakresie szybkiego odszukania pisma o tym samym znaku (np. faks, a później oryginał). W takim przypadku, przy rejestracji pisma o jednakowym znaku sprawy system informuje, że pismo o podanym numerze już istnieje w bazie i zapewnić możliwość przejścia na szczegóły tego pisma
  • System zapewnia możliwość określenia sposobu obsługi pisma (pismo wymagające odpowiedzi, pismo nie wymagające odpowiedzi, pismo informacyjne)
  • System zapewnia możliwość określenia maksymalnego czasu na realizację pisma. System wysyła powiadomienia do osób odpowiedzialnych za realizację pisma o zbliżającym się terminie odpowiedzi na pismo oraz przekroczonym terminie odpowiedzi na pismo (wiadomość e-mail).
  • System w ramach listy zawierającej wyniki wyszukiwania prezentuje w sposób graficzny (poprzez wyróżnienie kolorami) pisma, które wymagają realizacji, dla których zbliża się termin realizacji oraz dla których ten termin minął, przy czym dla każdej z powyższej sytuacji wykorzystany jest inny kolor (np. kolejno zielony, żółty i czerwony)
  • Dla pism/dokumentów wewnętrznych system zapewnia mechanizm tworzenia wersji roboczej oraz zatwierdzania pism (opis w obsłudze korespondencji wychodzącej)
  • System umożliwia dekretację wielopoziomową (do wielu użytkowników) bez względu na miejsce użytkownika w strukturze organizacyjnej wraz z odzwierciedleniem historii dekretacji.
  • System umożliwia zwrot zadekretowanego dokumentu/sprawy do dekretującego i przechowywanie informacji o takim zdarzeniu
  • System umożliwia ustawienie następujących parametrów podczas dekretacji:
  • cel dekretacji - do wglądu, do dekretacji, itd.,
  • oznaczenie dokumentów – np. jako „pilny”,
  • dopisanie dekretacji (ręczne).
  • System umożliwia dołączenie notatki służbowej. Wszelkie informacje związane z ww. zdarzeniami są rejestrowane oraz zachowywane przez system.
  • System zapewnia możliwość dekretacji grupowej (wiele pism jednocześnie).
  • System umożliwia założenie sprawy dla pisma podczas dekretacji (w tym założenie wielu spraw podczas dekretacji grupowej)
  • System umożliwia określenie komentarza dla dekretacji
  • System umożliwia przekazywanie pisma wg rozdzielnika
  • System umożliwia przekazywanie pisma do wiadomości
  • System umożliwia odłożenie pisma ad acta
  • System umożliwia przypisanie pism wewnętrznych do wielu spraw w różnych komórkach organizacyjnych
  • System umożliwia rejestrację pisma na wzór innego zarejestrowanego pisma w systemie

 

Obsługa korespondencji wychodzącej

  • System zapewnia jednoczesne wielostanowiskowe rejestrowanie pism wychodzących
  • System zapewnia możliwość tworzenia pism roboczych. Pismem roboczym jest pismo, które nie zostało przekazane do akceptacji, nad którym użytkownik jeszcze pracuje
  • System umożliwia przekazanie pisma roboczego do akceptacji (wybranej osobie) lub oznaczenie, że pismo nie wymaga akceptacji. Proces akceptacji może być wieloetapowy lub według zdefiniowanej ścieżki.
  • Po akceptacji pisma system umożliwia przekazanie pisma do ekspedycji (wysyłka), przy czym jest możliwość określenia sekretariatu / kancelarii realizującego wysyłkę
  • System umożliwia wysyłkę:
    • mailem
    • przez ePUAP
    • przez serwer faksów – wymaga serwera faksów
  • System zapewnia możliwość wycofania pisma z ekspedycji przez osobę odpowiedzialną za pismo
  • System prezentuje informacje o statusie wysyłki (w wysyłce, wysłane, doręczone)
  • System zapewnia możliwość określenia sposobu obsługi pisma (pismo na które oczekujemy odpowiedzi, pismo nie wymagające odpowiedzi)
  • System zapewnia możliwość określenia, że pismo zostało odebrane osobiście, wysłane kurierem lub faksem
  • System zapewnia możliwość wysyłki pisma przez skrzynkę ePUAP
  • System zapewnia możliwość określenia maksymalnego czasu oczekiwania na wpłynięcie odpowiedzi. System wysyła powiadomienia do osób odpowiedzialnych za realizację pisma o zbliżającym się terminie odpowiedzi na pismo oraz przekroczonym terminie odpowiedzi na pismo.
  • System umożliwia wykorzystanie szablonów pism podczas tworzenia pisma. Szablony są automatycznie wypełniane na podstawie metryczki (np. znak sprawy, adresat, kod paskowy itp.). Dokument jest generowany w postaci dokumentu Microsoft Word.
  • System umożliwia rejestrację pisma wychodzącego jako odpowiedzi na pismo przychodzące (w ramach jednej sprawy). W takim przypadku System automatycznie wypełnia metryczkę pisma wychodzącego na podstawie danych z pisma przychodzącego.
  • Korespondencja masowa - System umożliwia masowe przygotowywanie pism z możliwością utworzenia pism do odbiorców wskazanych w pliku CSV o określonym formacie, przypisania pisma do sprawy lub założenia nowej sprawy, automatyczne przekazanie utworzonych pism do wysyłki

Integracja z ePUAP

  • System posiada wbudowany interfejs komunikacyjny pozwalający na wymianę informacji z platformą ePUAP w zakresie:
    • automatycznego pobierania dokumentów ze zdefiniowanych skrytek
    • wysyłania w trybie UPD oraz w trybie UPP
    • pobierania informacji o podmiotach
    • definiowania adresów podmiotów na ePUAP w bazie nadawców/odbiorców
    • przyjmowania i składowania UPO
  • System umożliwia definiowanie wielu skrytek dla jednej jednostki organizacyjnej wraz z definicją sposobu postępowania z otrzymanym dokumentem:
    • przekazanie dokumentu do kancelarii JO
    • przekazanie dokumentu do wybranej KO
    • rozpoczęcie zdefiniowanego procesu
  • System umożliwia podpisanie dokumentu w celu przygotowania odpowiedniej struktury wysyłanego na ePUAP dokumentu elektronicznego

Praca grupowa

  • System zapewnia możliwość pracy grupowej nad projektami pism wewnętrznych lub wychodzących
  • Praca grupowa polega na utworzeniu obszaru roboczego, w którym osoba przygotowująca pismo może nadać uprawnienia do podglądu lub edycji pisma
  • Uprawniony użytkownik może w obszarze roboczym dodawać kalendarz, ogłoszenia, tworzyć pomocnicze biblioteki dokumentów itp.
  • Obszar roboczy i praca nad dokumentami w obszarze roboczym jest obsługiwana przez SharePoint, dostęp do obszaru roboczego odbywa się poprzez kliknięcie linku w piśmie dla którego utworzono obszar roboczy

Baza teleadresowa

  • System umożliwia prowadzenie bazy teleadresowej podmiotów (nadawców/odbiorców korespondencji)
  • Baza podmiotów umożliwia hierarchiczne wprowadzanie danych dotyczących podmiotów (np. centrala, oddziały, osoby do kontaktu, adresy)
  • System wspiera weryfikację podobnych danych (tzn. wielkość liter, skróty, NIP itp.). Jeśli w Systemie znajdują się już podobne dane System prezentuje listę podmiotów o podobnych danych i daje operatorowi możliwość wyboru – rejestracja nowego podmiotu lub wybór istniejącego
  • System umożliwia szybkie wyszukiwanie podmiotów wg podstawowych danych np. nazwa, NIP, adres oraz wyszukiwanie po określonych polach
  • System posiada wbudowaną książkę kodów kreskowych. Wprowadzenie kodu powoduje automatyczne uzupełnienie danych adresowych
  • System weryfikuje poprawność wprowadzonych danych adresowych z bazą TERYT
  • System umożliwia import danych adresowych z systemów zewnętrznych. W szczególności System przechowuje informacje o numerze referencyjnym w systemie zewnętrznym
  • System umożliwia konfigurację, kto może zarządzać bazą danych teleadresowych (wszyscy pracownicy, pracownicy kancelarii, pracownicy kancelarii i sekretariatu, tylko import)
  • System umożliwia generowanie raportu przetwarzania danych osobowych
  • Zmianę danych osobowych można wykonać w postaci korekty błędnie wprowadzonych (wówczas dane aktualizowane są również w metadanych pism ) oraz w postaci edycji
  • System umożliwia dezaktywowanie danych podmiotów
  • System umożliwia tworzenie grup odbiorców

 

Obsługa kancelarii – rejestracja pism

  • System zapewnia jednoczesne wielostanowiskowe rejestrowanie pism
  • System umożliwia wprowadzenie do systemu kolejno kilku dokumentów wielostronicowych.
  • System zapewnia możliwość podglądu dokumentu przed zarejestrowaniem
  • System umożliwia wydruk bezpośrednio z systemu kodów kreskowych naklejanych na przesyłkę. Kod może zawierać symbol jednostki (oddziału), datę oraz kolejny numer.
  • System prezentuje ostatnio wydrukowany numer kodu kreskowego w danym dniu, dla danej jednostki
  • System umożliwia ponowy wydruk kodów o tych samych numerach
  • System zapewnia możliwość wydruku kodów na dowolny dzień
  • System umożliwia automatyczny podział zeskanowanych dokumentów (np. kilka dokumentów skanowanych z podajnika) na poszczególne, wielostronicowe dokumenty na podstawie kodu kreskowego oraz kolejną rejestrację dokumentu przez pracownika kancelarii. Wybór skanu rejestrowanego dokumentu realizowany jest z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych)
  • Podczas rejestracji dokumentu System umożliwia przechodzenie między polami formularza przy pomocy przycisku tabulacji (TAB).
  • Operator wprowadzający dokument do Systemu posiada możliwość wypełnienia formatki zawierającej co najmniej następujące informacje: datę wpływu, komórka która zajmie się przetworzeniem pisma, znak pisma (sprawy) nadawcy, numer nadawczy, nadawca (słownik), adresat w przypadku korespondencji imiennej, data pisma, załączniki
  • System umożliwia wprowadzenie dokumentu bez wprowadzenia pliku z treścią dokumentu (jedynie metadane)
  • Podczas rejestracji dokumentu użytkownik posiada możliwość dodania pliku z treścią dokumentu – w postaci pliku z dysku, ze skanera, serwera faksów, Elektronicznej Skrzynki Podawczej lub ePUAP oraz z e-maila
  • System zapewnia możliwość skanowania bezpośrednio z aplikacji, przy czym możliwa jest współpraca ze skanerami sieciowymi i standardowymi (interfejs TWAIN)
  • Moduł skanujący pozwala na skanowanie dwustronne, z podajnika, ponowne skanowanie wybranych stron oraz zapis dokumentu o definiowanej jakości skanów.
  • System umożliwia podgląd zeskanowanego dokumentu w oknie operatora wprowadzającego pismo do Systemu przed zapisaniem pisma.
  • System zapewnia modele pracy:
    • polegający na skanowaniu bezpośrednio przed zarejestrowaniem pisma lub
    • polegający na skanowaniu masowym, z późniejszym określaniem metadanych dla pisma
    • Dla wybranych atrybutów pisma system posiada mechanizm wspierający wyszukiwanie kontekstowe podczas wprowadzania danych dotyczących pism i spraw dla wybranych atrybutów (np. komórka organizacyjna, nadawca/odbiorca, itp.). Mechanizm ten pozwala na szybkie odszukanie żądanych danych poprzez ograniczanie w kontekstowym okienku wyboru wyświetlanym obok pola, gdzie wprowadzane są informacje, danych spełniających określone kryterium (np. fragment nazwiska lub też nazwisko i miasto itp.). Użytkownik bez potrzeby przechodzenia na inny ekran, z wyświetlonej listy, na której prezentowane są szczegółowe dane (np. imię, nazwisko, adres) wybiera żądaną pozycję
  • System umożliwia ciągłość rejestrowania korespondencji przychodzącej, tzn. po wprowadzeniu w podstawowy formularz do rejestrowania korespondencji przychodzącej koniecznych danych – charakteryzujących dany dokument i zapisaniu ich, otwiera się nowy formularz do rejestrowania następnego pisma.
  • System umożliwia wydruk dziennika korespondencji (rejestru pism przychodzących)
  • System umożliwia zdefiniowanie komórek organizacyjnych obsługiwanych przez kancelarię, w której pracuje zalogowany użytkownik
  • System umożliwia OCR zeskanowanych dokumentów oraz innych dokumentów w formacie PDF dodawanych do systemu – wymagany moduł OCR
  • System umożliwia automatyczny podział zeskanowanego dokumentu na podstawie kodów kreskowych
  • System umożliwia rejestrację zwrotek zawierających kod kreskowy wygenerowany przez System. Rejestracja zwrotki powoduje automatyczne dodanie zwrotki do sprawy związanej z wysłanym pismem oraz powiadomienie referenta sprawy

Obsługa kancelarii – ekspedycja

  • System zapewnia wsparcie dla procesu ekspedycji przesyłek
  • System umożliwia osobie odpowiedzialnej za pismo określenie kancelarii/sekretariatu odpowiedzialnego za wysyłkę
  • System zapewnia możliwość wycofania pisma z ekspedycji przez osobę odpowiedzialną za pismo
  • System umożliwia anulowanie ekspedycji pisma
  • System zapewnia możliwość łatwej rejestracji zwrotki wraz z dołączeniem jej do sprawy, której dotyczy
  • System umożliwia określenie typu dostarczenia pisma (wybór ze słownika)
  • System zapewnia tworzenie paczek korespondencji (pakiety)
  • System umożliwia określenie kosztów przesyłki na podstawie wprowadzonej wagi oraz cennika
  • System umożliwia grupowanie pism do jednego kontrahenta
  • System umożliwia prowadzenia i wydruk książki pocztowej zgodnej ze wzorem Poczty Polskiej oraz zestawienia ilościowo-wartościowego. Istnieje możliwość tworzenia wielu książek pocztowych w tej samej komórce na dany dzień
  • System zapewnia możliwość tworzenia książki pocztowej dla korespondencji nierejestrowanej, gdzie umieszczane jest zestawienie liczby przesyłek określonego typu i ich cena
  • System umożliwia określenie godziny granicznej, dla której tworzona jest książka pocztowa na dany dzień. Po tej godzinie książka domyślnie tworzona jest na następny dzień (z możliwością zmiany)
  • Wygenerowana książka pocztowa umożliwia edycję tzn. posiada możliwość dodawania nowych pozycji (spoza systemu)
  • System umożliwia wydruk kopert w różnych formatach dla przygotowywanych przesyłek
  • System umożliwia wydruk zwrotnego potwierdzenia odbioru zawierającego kod kreskowy identyfikujący ZPO
  • System umożliwia zmianę danych adresowych odbiorcy oraz preferowanego sposobu wysyłki przed wysłaniem
  • System umożliwia wprowadzenie danych dotyczących wagi przesyłki. Na podstawie wagi system wyliczy cenę danej przesyłki

 

Raporty i sprawozdawczość

  • System umożliwia generowanie raportów ze wszystkich danych przechowywanych w systemie.
  • System posiada narzędzie do projektowania raportów
  • Raporty z danych są tworzone według wcześniej zdefiniowanych szablonów.
  • System umożliwia zapisanie danych z raportów w postaci plików MS Excel XLS i CSV, PDF, XML.
  • System umożliwia generowanie raportów z funkcjonowania systemu.
  • Raporty z funkcjonowania systemu są podzielone na trzy podstawowe grupy:
  • bezpieczeństwa – informacje o próbach naruszenia bezpieczeństwa danych, próbach nieautoryzowanego dostępu, próbach włamań do sytemu itd.
  • aktywności użytkowników – informacje o liczbie logowań do systemu, czasie logowań, itp.
  • realizacji spraw – informacja o poziomie zaawansowania realizacji sprawy, uczestnikach itp.
  • Dostęp do mechanizmu sprawozdawczości z funkcjonowania Systemu jest nadawany na poziomie definiowania uprawnień użytkownika lub grup użytkowników.
  • System z chwilą uruchomienia zawiera następujące raporty i zestawienia:
    • Dziennik doręczeń korespondencji
    • Zestawienie wysłanych przesyłek
    • Książka pocztowa
    • Pisma przychodzące, na które jeszcze nie odpowiedziano
    • Pisma nieprzypisane do spraw
    • Pisma nieobsłużone
    • Pisma nierozpatrzone
    • Pisma, na które oczekiwana jest odpowiedź
  • System umożliwia automatyczne tworzenie raportów cyklicznych zdefiniowanych w dostarczonym narzędziu.
  • System umożliwia tworzenie hurtowni danych oraz wielowymiarową analizę danych

 

Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych

  • System umożliwia kompleksową obsługę pism (dokumentów) w składach chronologicznych, zgodną z przepisami prawa.
  • System pozwala na obsługę składów w jednej, jak i wielu różnych lokalizacjach
  • System wspiera automatyczny proces przyporządkowywania pism na podstawie ich metadanych do odpowiednich rodzajów składów bez konieczności dodatkowej rejestracji.
  • System umożliwia generowanie i wydruk karty zastępczej dla przesyłek wypożyczonych ze składu lub wyjętych ze składu
  • System weryfikuje uprawnienia do wypożyczenia przesyłki ze składu
  • System pozwala na pełną obsługę pudeł w składach:
    • generowanie dla nich etykiet opisowych (w tym kodów kreskowych)
    • oznaczania ich otwarcia i zamknięcia w różnych okresach ich obsługi, w tym aktualizowania danych w etykietach opisowych
    • zarządzania listą pudeł z uwzględnieniem rodzajów składów i roku ich założenia.
  • System umożliwia całościową obsługę poszczególnych przesyłek w składach:
    • przyjęcie
    • ustalenie aktualnego miejsca przechowywania
    • zmiany metadanych celem przypisania do właściwego składu
    • wypożyczenie
    • zwrot do składu
    • wyjęcie i ewentualnie ponowne przyjęcie do składu
  • System pozwala na monitorowanie zarządzania składami i przesyłkami (dokumentami) w składach poprzez raporty i zestawienia, np.:
    • raport przesyłek niezwróconych do składu
    • raport przesyłek, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania
    • raport przesyłek, których zawartość nie została przeniesiona w całości do systemu
    • raport przesyłek niewypożyczonych
    • raport operacji w składach
  • System wspiera kompleksową archiwizację składów:
    • oznaczanie etykietami informatycznych nośników danych
    • potwierdzanie zawartości pudeł
    • procedurę zdania i odbioru składów między komórkami a archiwum
    • generowanie spisów zdawczo-odbiorczych i archiwalny opis pudeł w składach
    • brakowanie przesyłek w składach na poziomie komórki oraz archiwum

 

Archiwum elektroniczne, archiwum składów, archiwum tradycyjne

  • System umożliwia długotrwałe i bezpieczne przechowywanie (archiwizację) gromadzonych w nim dokumentów (pism) pogrupowanych w sprawy z określoną kategorią archiwalną. Konieczność przekazania akt spraw na stan archiwum jest sygnalizowana automatycznie.
  • System posiada wbudowany moduł dla archiwisty, który zapewnia prowadzenie archiwum dla różnych rodzajów dokumentacji w tym samym środowisku informatycznym:
    • archiwum dokumentów i spraw elektronicznych
    • archiwum dokumentacji tradycyjnej (papierowej)
    • archiwum składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych
  • System pozwala na określenie uprawnień archiwistów do zarządzania archiwami na różnych poziomach organizacyjnych (dla całej jednostki organizacyjnej, dla poszczególnych części).
  • System wspiera przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum, przyjęcie dokumentacji przez archiwum oraz dalszą pracę nad przejętą dokumentacją, zarówno gdy jest to dokumentacja elektroniczna, papierowa, jak i zgromadzona w składach
  • System pozwala na wprowadzanie opisów teczek aktowych z uwzględnieniem różnych ich rodzajów i automatycznym proponowaniem zakresu danych, przyporządkowywanie do teczek spraw i dokumentów, istniejących w systemie oraz generowanie etykiet opisowych teczek i spisów zdawczo-odbiorczych, a także określanie metrażu dokumentacji papierowej.
  • System w zakresie spraw podlegających archiwizacji zapewnia:
    • na poziomie wszystkich komórek organizacyjnych - uporządkowanie dokumentacji i przekazanie jej do archiwum, z zachowaniem kontroli uprawnień i roli użytkowników
    • na poziomie archiwum - przyjęcie uporządkowanej dokumentacji do archiwum, wygenerowanie spisów zdawczo-odbiorczych (gdy jest to wymagane) z uwzględnieniem rodzajów tych spisów
    • na poziomie archiwum – dalszą obsługę przyjętej dokumentacji oraz jej ewidencji
  • System pozwala na zarządzanie dokumentacją elektroniczną i tradycyjną w archiwum:
    • wyszukiwanie spraw elektronicznych według różnych kryteriów (wyszukiwarka)
    • wyszukiwanie teczek aktowych i pudeł ze składów na podstawie elektronicznej ewidencji
    • wyszukiwanie teczek aktowych i pudeł ze składów według różnych kryteriów (wyszukiwarka)
    • wyszukiwanie dokumentacji udostępnionej (wypożyczonej), wycofanej, wybrakowanej, przekazanej do archiwum państwowego, oznaczonej jako zagubiona
    • ustalanie topografii układu dokumentacji w magazynach archiwalnych
  • System umożliwia archiwalne opracowanie dokumentacji elektronicznej i tradycyjnej:
    • uzupełnianie opisu spraw przez archiwistę bez zmiany tytułu nadanego w komórkach organizacyjnych
    • ustalanie dostępności spraw
    • zmiany kwalifikacji archiwalnej spraw
    • równoczesne uzupełnianie opisu wielu teczek aktowych i pojedynczych teczek, generowanie nowych etykiet opisowych dla teczek
    • odnotowywanie informacji o pracach profilaktycznych lub konserwatorskich.
  • System umożliwia kompleksową obsługę udostępniania/wypożyczania dokumentacji elektronicznej i tradycyjnej z archiwum zgodnie z uprawnieniami osób:
    • nadawanie uprawnień do archiwalnych spraw elektronicznych w systemie oraz generowanie paczek archiwalnych celem ich udostępnienia na zewnątrz (np. do sądu, innego podmiotu)
    • obsługa udostępnienia lub wypożyczenia teczek aktowych, ich zwrotu, wydłużenia okresu wypożyczenia
    • kontrola stanu udostępnień/wypożyczeń dokumentacji
    • umożliwienie odnotowania utraty (zagubienia) teczek
    • anonimizację danych w udostępnianych osobom z zewnątrz skanach dokumentacji z zasobu archiwum
  • System zapewnia archiwalną obsługę składów na poziomie pojedynczych przesyłek w zakresie ich wypożyczania lub zwrotu z i do archiwum
  • System pozwala na obsługę wycofywania spraw z archiwum zarówno w modelu EZD jak i tradycyjnym i ich podejmowanie w komórkach organizacyjnych
  • System wspiera przeprowadzanie skontrum w zasobie archiwum według różnych kryteriów (lokalizacja, ewidencja)
  • System zapewnia pełne wsparcie w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej:
    • wskazywanie, że upłynął okres przechowywania określony w JRWA,
    • generowanie spisów do brakowania i do ekspertyzy,
    • uzyskiwanie stanowiska komórek organizacyjnych, co do dalszej przydatności dokumentacji,
    • wydłużanie okresów przechowywania,
    • zmianę kwalifikacji archiwalnej,
    • oznaczanie dokumentacji jako wybrakowana
  • System zapewnia kompleksową obsługę przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego:
    • wskazywanie, że upłynął okres przechowywania materiałów archiwalnych w danym podmiocie
    • generowanie spisów na różnych etapach procedury przekazywania
    • generowanie spisów, sum kontrolnych i paczek archiwalnych w procedurze przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
    • umożliwienie zmiany kwalifikacji archiwalnej oraz wydłużania okresów przechowywania dokumentacji
    • potwierdzanie przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
  • Z systemu można wygenerować wszystkie wymagane dane dla celów sprawozdawczych (np. sprawozdanie roczne) oraz informacyjnych dla archiwów państwowych (np. kontrola) na temat dokumentacji tradycyjnej, elektronicznej oraz znajdującej się w składach

Odzwierciedlenie struktury organizacyjnej, role w systemie

  • System umożliwia odzwierciedlenie struktury organizacyjnej
  • System umożliwia obsługę wielu jednostek organizacyjnych (podmiotów), w tym o skomplikowanej i wielopoziomowej strukturze
  • System umożliwia przypisanie użytkownikowi wielu ról spośród ról zdefiniowanych w systemie i uprawniających do wykonywania określonych czynności.
  • System umożliwia prowadzenie ewidencji pracowników oraz definiowanie relacji pomiędzy pracownikami (przełożony – podwładny).
  • System umożliwia obsługę wielu jednostek organizacyjnych
  • System umożliwia konfigurację w taki sposób, aby dane poszczególnych jednostek organizacyjnych były przechowywane w jednej bazie danych lub też umożliwia odseparowanie danych na różne bazy danych (i różne serwery)
  • System umożliwia definiowanie zastępstw użytkowników Zastępstwo jest zdefiniowane na poziomie delegacji uprawnień identycznych do uprawnień użytkownika zastępowanego. Osoba zastępująca po uruchomieniu systemu może wybrać czy chce działać w systemie w swoim kontekście czy osoby zastępowanej.
  • Mechanizm zastępstw może zostać użyty we wszystkich procesach wdrażanych w ramach systemu
  • Zastępstwa mogą być definiowane przez uprawnionych użytkowników w poszczególnych komórkach organizacyjnych (w zakresie pracowników tych komórek) oraz administratorów merytorycznych (dla wszystkich użytkowników)
  • System przechowuje informację, że czynności zostały „wykonane w zastępstwie” oraz kto daną czynność wykonał.
  • System umożliwia zarządzanie przez użytkownika swoim profilem tzn. określanie preferencji (np. otrzymywanie powiadomień, wyświetlanie kolumn na wyświetlanych listach)
  • System umożliwia tworzenie grup użytkowników uprawnionych do obsługi danej funkcjonalności
  • System umożliwia tworzenie profili danego użytkownika (np. różne role w różnych komórkach organizacyjnych)