TiMSI WorkflowPack

Zarządzanie i optymalizacja procesów

to nasza specjalność

Więcej

TiMSI EZD

już ponad 60.000 użytkowników

naszego systemu EZD

Więcej

TiMSI e-Biuro

pakiet rozwiązań dla Twojej firmy

Więcej

TiMSI e-Urząd

kompleksowe rozwiązania

dla jednostek publicznych

Więcej

TiMSI e-Usługi

A2A, A2B, A2C

Więcej

Samorządy - ROAD SHOW 2017

Microsoft CityNext

Więcej
ul. Pory 78, 02-757 Warszawa
+48 22 450 37 00

EZD TiMSI e-Biuro


EZD TiMSI e-Biuro
jako system ECM (Enterprise Content Management) kompleksowo wspiera obsługę organizacji (urzędów, firm, instytucji, podmiotów) w zakresie zarządzania dokumentami i sprawami, prowadzenia rejestrów i ewidencji elektronicznych, realizowania e-usług oraz wsparcia i optymalizacji kluczowych procesów biznesowych.

System zbudowany jest z następujących modułów:

ebiuro_moduly

 

System obsługuje podmioty działające w modelu tradycyjnym (system obiegu dokumentów i obsługi procesów), ale przede wszystkim podmioty wdrażające Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD).

System zapewnia możliwość łatwego i efektywnego przeglądania, raportowania i wyszukiwania danych z uwzględnieniem wielu szczegółowych kryteriów, a także czuwania nad terminowością załatwiania pism i/lub spraw.

Głównymi celami systemu jest usprawnienie zarządzania dokumentacją i sprawami od momentu jej rejestracji, w tym skanowania, po archiwizację oraz zastąpienie – poprzez łatwość zarządzania dokumentami i sprawami elektronicznymi – obiegu papierowego obiegiem elektronicznym.

W systemie realizowane są procesy dedykowane z wykorzystaniem narzędzi workflow (np. obieg faktury, wnioski o dostęp do informacji publicznej, urlopy, skargi, petycje, windykacje, zamówienia, delegacje) oraz ich obsługa z wykorzystaniem wspólnych mechanizmów, takich jak zastępstwa, struktura organizacyjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, lista spraw do załatwienia, archiwum, itp.

System – jako jeden z nielicznych – kompleksowo obsługuje proces archiwizacji spraw elektronicznych, spraw w modelu tradycyjnym oraz składów, a także obsługę dokumentacji w archiwum.

 

ebiuro5
ebiuro2
ebiuro3
ebiuro4


Wybrane funkcjonalności systemu:

  • całościowe elektroniczne dokumentowanie spraw ;
  • pełna obsługa dokumentu przychodzącego (przygotowanie kodów kreskowych, integracja ze skrzynkami odbiorczymi, integracja z ePUAP, skanowanie, automatyzacja wprowadzania (rejestracji), obsługa składów);
  • kompletna obsługa pism wewnętrznych i współpracy między komórkami (stanowiskami pracy);
  • rejestracja spraw i elektroniczne grupowanie pism (dokumentów) w akta sprawy oraz kompleksowa obsługa spraw;
  • klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji oraz długotrwałe jej przechowywanie, zgodnie z wymogami jednolitego rzeczowego wykazu akt;
  • przekazanie / dekretacja pism, w tym wielopoziomowa, wsparcie dekretacji zastępczej;
  • przygotowywanie projektów pism (dokumentów), w tym z wykorzystaniem opracowanych szablonów;
  • całościowa obsługa pism wychodzących (akceptacja, podpisywanie pism, w tym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym, wysyłka drogą tradycyjną i elektroniczną);
  • przekazywanie i udostępnianie dokumentacji i spraw pracownikom oraz komórkom organizacyjnym;
  • obsługa dokumentacji w składach chronologicznych oraz w składach informatycznych nośników danych;
  • generowanie dla przełożonych i pracowników raportów dotyczących pism lub spraw;
  • pełna archiwizacja (przekazywanie, przechowywanie, ewidencjonowanie, udostępnianie, brakowanie, skontrum);
  • śledzenie i kontrola odpowiedzi na pisma (dokumenty) oraz terminowości załatwiania pism i spraw;
  • umożliwienie współdzielonego dostępu do informacji (danych) oraz dokumentów z możliwością nadania użytkownikom systemu uprawnień do poszczególnych pism/spraw;
  • kompleksowe przeszukiwanie wszystkich pism (dokumentów) według określonych kryteriów (np. według metadanych lub opcjonalnie w treści zindeksowanych pism/dokumentów);
  • tworzenie raportów i zestawień oraz rejestrów;
  • umożliwienie drukowania kodów kreskowych dla dokumentacji w postaci papierowej i wyszukiwania tej dokumentacji przy użyciu czytnika kodów;
  • realizacja w tym samym środowisku procesów dedykowanych.

Korzyści:

  • kreowanie i kompleksowa realizacja e-usług na poziomach 4 i 5;
  • uporządkowane i szybkie zarządzanie dokumentacją;
  • zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów i spraw;
  • ograniczenie zużycia papieru oraz używania kserokopiarek;
  • sprawne i szybkie wyszukiwanie dokumentów;
  • optymalizacja procesów biznesowych;
  • zwiększone bezpieczeństwo przechowywanych informacji;
  • opracowywanie treści dokumentów na podstawie szablonów w systemie;
  • zarządzanie w ramach jednego systemu dokumentami w różnej formie i postaci (e-mail, faks, dokument papierowy, dokument przekazany przez ESP, dokument na nośniku);
  • łatwość wykonywania operacji składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  • dostęp do dokumentów w oparciu o przyznane uprawnienia;
  • możliwość kontroli realizacji poszczególnych zadań;
  • dostępność raportów i analiz z obszaru realizacji spraw;
  • rozliczalność i wiarygodność działań użytkowników;
  • archiwum elektronicznych spraw i dokumentów.